Jak zniszczyć, żeby zniszczyć skutecznie i dlaczego nadal tak wielu przedsiębiorców ma wątpliwości co do tego, jak przeprowadzić utylizację? Dziś skupiamy się na tematyce, która dotyczy właściwie każdej firmy, czyli na bezpiecznym niszczeniu akt.
Czego wymaga od nas prawo?
Wyżej wspomniane wątpliwości wynikają m.in. z tego, czego wymagają od przedsiębiorcy przepisy prawne. Znajdziemy w nich konkretne zapisy, dotyczące terminów przechowywania dokumentacji. Gdy taki okres minie, powinniśmy odpowiednio pozbyć się zbiorów. W innym przypadku przechowywalibyśmy akta osobowe dłużej, niż musimy. W obowiązującym prawie nie znajdziemy natomiast zapisów o tym, jakich metod utylizacji mamy używać. Można rzec, że to właśnie tu jest pies pogrzebany. W końcu bez jasnego przepisu i wskazówek jesteśmy zmuszeni samodzielnie określić bezpieczeństwo tego procesu. Znany jest natomiast oczekiwany efekt – dokumentacja zniszczona w taki sposób, żeby dane zawarte w aktach pozostały tajne. Przedsiębiorcy z Włocławka, planujący niszczenie dokumentów, podejmują określone kroki w celu osiągnięcia takich rezultatów. Można podzielić je na dwie grupy. Pierwsza to działania przeprowadzane samodzielnie, w swojej siedzibie. Druga metoda polega natomiast na zleceniu utylizacji na zewnątrz.
Zniszcz to sam – czy bezpieczne niszczenie akt w biurze jest możliwe?
Działanie zaawansowanych niszczarek zdaje się dowodzić, że tak, jest to możliwe. Jak to wygląda w praktyce? Takie urządzenia są dużo bezpieczniejsze niż ich starsze odpowiedniki. Tną papier na bardzo wąskie paski i działają sprawnie, tzn. niszczą wiele stron naraz. Problem jest jednak głębszy i nie polega jedynie na szerokości ścinków. Wątpliwości przedsiębiorców, co całkowicie słuszne, dotyczą również tego, co dzieje się potem z takimi przetworzonymi aktami.
Bezpieczne niszczenie dokumentów w firmie, wymaga podejścia kompleksowego. Nie możemy więc zadbać o jeden etap procesu. Tę konieczność zauważy każda osoba, która słyszała o incydentach, polegających na wycieku danych, odzyskanych ze ścinków, wyrzuconych na… firmowy śmietnik. Stuprocentowej pewności, że do takich przetworzonych akt nie dostanie się osoba niepowołana, nie da nam żadna niszczarka dokumentów. To właśnie dlatego osoby prowadzące firmy wolą się bardziej zabezpieczyć, żeby czuć się spokojnie i uniknąć ewentualnych kar. W tym celu nawiązują współpracę z takimi usługodawcami, oferującymi niszczenie dokumentów, jak EkoAkta.
Niszczenie dokumentów we Włocławku – specjalistyczna pomoc
To drugi sposób radzenia sobie z przedawnioną dokumentacją. Uznawany jest za znacznie bezpieczniejszy, co wynika z kilku powodów:
- specjaliści mają dostęp do lepszej infrastruktury
Nie ma co ukrywać – większość firm spoza branży niszczenia akt, nie jest gotowa ponosić ogromnych inwestycji na zabezpieczenie swojego wewnętrznego procesu utylizacji. W efekcie w funkcjonowaniu takich podmiotów można wyróżnić praktyki niezoptymalizowane pod kątem ochrony danych. Profesjonalna, zaawansowana infrastruktura jest w stanie zniwelować te zagrożenia. Usługodawcy, specjalizujący się w niszczeniu dokumentów we Włocławku, zamiast korzystać z biurowych niszczarek, korzystają z nowoczesnej instalacji niszczącej. Działa sprawniej, szybciej i przede wszystkim skuteczniej. Ta ostatnia cecha urządzenia oznacza, że akta przetworzone zostają w bardzo wysokim stopniu, a odzyskanie ich zawartości jest niemożliwe. - Dopracowane i pozbawione ryzykownych „momentów” procedury
Działanie na dużą skalę, zatrudnianie doświadczonych osób, czytelne zasady funkcjonowania, wielokrotnie zweryfikowane pod kątem bezpieczeństwa akt – wszystkie te kwestie pozytywnie wpływają na jakość tego typu usług. Tu absolutnie nie ma miejsca na niezaplanowane zwroty akcji i ryzykowne incydenty. Procedury zaprojektowane zostały z myślą o szybkim i bezpiecznym przeprowadzeniem procesu. Jest to priorytet, obowiązujący na każdym z etapów świadczenia usługi – od odebrania dokumentów od klienta, przez transport akt do instalacji utylizującej, aż po właściwe niszczenie.
Źródło: Ekoakta.pl