Stwórz atmosferę szacunku i profesjonalizmu
Odpowiedź na pytanie, co zrobić, aby prelegenci chcieli wrócić na kolejne edycje konferencji, jest prosta: trzeba zadbać o ich komfort, docenić ich wkład i zapewnić najwyższy poziom organizacji.
Prelegenci wracają tam, gdzie czują się doceniani, gdzie ich wystąpienia są odpowiednio promowane, a zaplecze techniczne i logistyczne działa bez zarzutu.
Profesjonalna organizacja zaczyna się już na etapie pierwszego kontaktu. Jasna komunikacja, szybkie odpowiedzi na pytania, dokładne informacje na temat miejsca i przebiegu wydarzenia to podstawa. Warto również zaoferować wsparcie w zakresie przygotowania prezentacji oraz zapewnić techniczne próby przed wystąpieniem. To wszystko buduje zaufanie i pozytywny wizerunek wydarzenia.
Zadbaj o komunikację i relacje
Prelegenci cenią sobie nie tylko dobrze zorganizowaną scenę, ale również atmosferę współpracy i partnerstwa. Stały kontakt z osobą odpowiedzialną za koordynację prelekcji, możliwość zadawania pytań, elastyczność wobec ich potrzeb – to elementy, które wpływają na dobre doświadczenia z wydarzenia.
Równie ważne są relacje budowane poza sceną. Kolacja powitalna, strefa dla prelegentów czy możliwość networkingu z innymi ekspertami to momenty, które pozwalają poczuć się częścią większej społeczności. Im więcej wartościowych rozmów i możliwości wymiany doświadczeń, tym większa szansa, że prelegent wróci w przyszłości.
Zaoferuj wartość również prelegentowi
Organizatorzy często skupiają się na uczestnikach, zapominając, że prelegent także przyjeżdża z konkretnymi oczekiwaniami. Możliwość promowania swojej marki osobistej, dostęp do profesjonalnego nagrania wystąpienia czy publikacja prelekcji w materiałach pokonferencyjnych – to elementy, które mają realną wartość.
Warto również zapewnić prelegentowi darmowy dostęp do pozostałych sesji, udział w warsztatach oraz materiały konferencyjne. Jeśli temat jego wystąpienia zostanie dobrze dopasowany do agendy wydarzenia i grupy docelowej, będzie miał poczucie, że jego wiedza została właściwie wykorzystana.
Logistyka bez niedociągnięć
Każdy prelegent doceni, jeśli nie będzie musiał martwić się o dojazd, nocleg czy wyżywienie. Warto zaproponować zorganizowany transport, zarezerwowany hotel w pobliżu miejsca konferencji oraz odpowiednią dietę – zgodną z preferencjami gościa. Takie detale tworzą całościowy obraz profesjonalizmu wydarzenia.
Równie ważne jest zadbanie o punktualność i sprawne przeprowadzanie poszczególnych sesji. Każde opóźnienie wpływa negatywnie na doświadczenia zarówno uczestników, jak i występujących. Dobrze przygotowany harmonogram, asysta techniczna na miejscu i doświadczony konferansjer to fundamenty udanej organizacji.
Technologia wspierająca jakość wystąpień
Wysokiej jakości nagłośnienie, oświetlenie i sprzęt multimedialny to nie luksus – to konieczność. Prelegenci chcą mieć pewność, że ich prezentacja będzie dobrze widoczna i słyszalna, niezależnie od miejsca, jakie zajmują uczestnicy. Brak problemów technicznych wpływa na ich komfort psychiczny i pewność siebie na scenie.
Dobrym rozwiązaniem jest także umożliwienie korzystania z własnego sprzętu, jeśli prelegent tak preferuje. Warto mieć na miejscu wsparcie techniczne, które szybko zareaguje w razie problemów. Profesjonalna obsługa AV to jeden z filarów dobrej opinii o wydarzeniu.
Podziękowania i utrzymanie kontaktu
Po zakończeniu konferencji warto zadbać o odpowiednie podsumowanie współpracy. Personalizowane podziękowanie, certyfikat udziału, zdjęcia i nagrania z prelekcji to miły gest, który wzmacnia pozytywne wspomnienia. To również dobry moment, by poprosić o feedback – pozwoli to na dalsze udoskonalanie wydarzenia.
Dobrą praktyką jest również utrzymywanie kontaktu z prelegentami między edycjami. Newsletter branżowy, zaproszenia na kolejne wydarzenia czy propozycje współpracy przy publikacjach to sposoby na budowanie trwałych relacji. Dzięki temu prelegenci nie tylko wracają, ale również polecają wydarzenie innym ekspertom – everal.pl.
Dbaj o reputację wydarzenia
W dłuższej perspektywie największy wpływ na chęć powrotu prelegentów ma reputacja wydarzenia. Jeśli konferencja jest postrzegana jako prestiżowa, dobrze zorganizowana i merytoryczna, to eksperci sami będą zgłaszać chęć udziału. Opinie innych prelegentów, relacje w mediach branżowych i obecność na LinkedIn to elementy, które budują ten wizerunek.
Dlatego warto dbać nie tylko o sam dzień wydarzenia, ale o całościową narrację wokół konferencji. Profesjonalna strona internetowa, estetyczne materiały promocyjne i aktywność w social mediach przyciągają uwagę, budują markę i sprawiają, że prelegenci chcą być jej częścią – teraz i w przyszłości.