Organizowanie konferencji biznesowych to coraz popularniejszy element funkcjonowania firmy. Urządza się je, by podtrzymywać relacje z kontrahentami, nawiązywać nowe współprace, spotykać z ludźmi z branży oraz reklamować swoje produkty i usługi. Na sukces tego typu spotkań ma wpływ wiele czynników od kwestii merytorycznych po charyzmatycznego prowadzącego, ale najważniejszym wyborem do podjęcia dla organizatorów jest dobór odpowiedniego miejsca. Najczęściej konferencje organizowane są w hotelach posiadających duże sale konferencyjne. Takie rozwiązanie pozwala na przeprowadzenie nawet kilkudniowego spotkania bez konieczności poszukiwania bazy noclegowej dla uczestników. Jak jednak wybrać hotel, aby nie musieć obawiać się o organizację konferencji na jak najwyższym poziomie?
Lokalizacja hotelu jako gwarancja sukcesu konferencji
Jedną z ważniejszych kwestii, jeśli chodzi o wybór hotelu do zorganizowania konferencji, jest jego lokalizacja. Odpowiednia ilość miejsc noclegowych oraz łatwy dojazd zbudują zadowolenie uczestników spotkania nie tylko z Polski, ale i spoza naszego kraju. Ciekawa lokalizacja umożliwia również interesujące spędzenie czasu wolnego przewidzianego w trakcie większości dłuższych konferencji.
W przypadku konferencji organizowanych w Krakowie, niezwykle ciekawą lokalizacją może okazać się krakowski Kazimierz. Jest to stara dzielnica miasta zbudowana przez społeczność żydowską, dzięki czemu stanowi ona niezwykłe połączenie kultury judaizmu i chrześcijaństwa. Jest to również miejsce pełne zabytków i małych, urokliwych uliczek, idealnych na spacer w przerwie od konferencyjnych rozważań. Wśród krakowskich hoteli znajdujących się w tej lokalizacji, na szczególną uwagę zasługuje czterogwiazdkowy Hotel Estera i przynależąca do niego hotelestera.pl/restauracja/esterante, czyli Restauracja Esterante, mieszcząca się przy ulicy Estery 6, 31-056 Kraków (Tel. 500 071 111). Miejsce to jest niezwykle atrakcyjne nie tylko pod względem lokalizacji oraz designu, który ucieszy nawet największego estetę. Jest to również idealna baza do zorganizowania konferencji na światowym poziomie, ponieważ hotel dysponuje kameralną i w pełni zamykaną salą konferencyjną umieszczoną w loftowych pomieszczeniach restauracji. Pomieszczenie to wyposażono we wszelki niezbędny sprzęt najnowszej generacji, taki jak rzutnik multimedialny, nagłośnienie oraz ekran projekcyjny. Firmy, które zdecydują się na wynajem sali konferencyjnej, mogą liczyć również na poczęstunek bądź specjalnie zorganizowany lunch czy obiadokolację. Hotel oferuje również spersonalizowaną ofertę dla organizatorów, którzy wymagają obsługi na najwyższym poziomie oraz dodatkowych udogodnień i atrakcji.
Najwyższa jakość obsługi podstawą wyboru
Dla każdego organizatora spotkań biznesowych, profesjonalizm oraz najwyższa jakość obsługi pracowników hotelu stanowią absolutną podstawę w trakcie wyboru odpowiedniego miejsca. Dostosowana i dobrze wyposażona sala konferencyjna oraz komfortowe zaplecze, znacznie ułatwiają spotkanie, a możliwość zamówienia cateringu w hotelowej restauracji to wygoda nie tylko dla organizatorów, ale i uczestników. Ogromnym atutem będzie również duża baza noclegowa wyposażona w sposób bogaty i estetyczny, tak by zapewnić uczestnikom najwyższy poziom komfortu i wypoczynku po długim spotkaniu biznesowym. Wszystko to będzie budowało prestiż oraz nienaganny wizerunek firmy organizującej konferencję.
Wyposażenie sali konferencyjnej ma znaczenie
Niebagatelne znaczenie dla sukcesu konferencji ma również wyposażenie sali, w której ma odbywać się spotkanie. Nie może tam zabraknąć rzutnika multimedialnego, odpowiedniego nagłośnienia, przesłon okiennych, klimatyzacji i odpowiedniego miejsca dla osoby przemawiającej. Ciekawym rozwiązaniem jest również zaaranżowanie stolika kawowego z napojami oraz przekąskami i wieszaka na okrycia wierzchnie. Nie bez znaczenia ma także styl Sali. Najlepiej by oscylował on wokół aranżacji loftowych lub klasycznych, pozbawionych dużej ilości kolorów i rozpraszaczy.
Zalety organizacji konferencji w hotelach
Organizowanie konferencji w hotelach to jeden z najpopularniejszych sposobów wykorzystywany przez firmy w całym kraju. Przyczyn takiego wyboru jest wiele, jednak do najpopularniejszych można zaliczyć:
- dobrą lokalizację wypadową dla uczestników w trakcie czasu wolnego,
- eleganckie i nowoczesne otoczenie,
- dostęp do wszelkich niezbędnych mediów i wyposażenia,
- możliwość skorzystania z bazy noclegowej na terenie hotelu,
- łatwy dostęp do gastronomii oraz możliwość organizacji dedykowanych posiłków.
Wybór odpowiedniego hotelu to niezwykle ważny czynnik, który może zaważyć na sukcesie bądź porażce całej konferencji. Jeśli chcemy być postrzegani jako profesjonalna i prestiżowa firma, nie powinniśmy zostawiać niczego przypadkowi i dobrze przemyśleć oraz sprawdzić swój wybór.