W dzisiejszych czasach, praca większości firm opiera się na realizacji projektów. Im wyższy jest jej poziom i krótszy czas wykonania – tym większy będzie zysk dla przedsiębiorstwa. Kluczem do osiągnięcia idealnego balansu pomiędzy jakością i czasem pracy, jest optymalne zarządzanie projektami.
Zarządzanie projektami – wybieramy najlepsze oprogramowanie
W dzisiejszych czasach, praca większości firm opiera się na realizacji projektów. Im wyższy jest jej poziom i krótszy czas wykonania – tym większy będzie zysk dla przedsiębiorstwa. Kluczem do osiągnięcia idealnego balansu pomiędzy jakością i czasem pracy, jest optymalne zarządzanie projektami. Obecnie – praktycznie niemożliwe jest, aby dopełniać należycie kwestii administracyjnych, bez użycia nowoczesnych technologii. Co charakteryzuje najlepsze narzędzie do zarządzania projektami i w jaki sposób pomaga ono zwiększyć wydajność firmy?
Co umożliwia oprogramowanie do zarządzania projektami?
Każdy projekt, który realizowany jest przez dowolną strukturę lub struktury firmy, oparty jest na bardzo podobnym schemacie. Zlecenie jest podstawą dla projektu, który dzieli się na etapy, a następnie w ich obrębie wyznacza zadania i przekazuje je pracownikom. Kluczową kwestią dla rzetelnej wyceny danego projektu jest czas i nakład pracy, konieczne do wykonania poszczególnych zadań – na ich podstawie określa się budżet, a później wystawia fakturę klientowi.
Nadzór i dopilnowanie wszystkich tych kwestii – czyli zbierania danych, obliczania czasu realizacji i jego wyceny – jest bardzo czasochłonny i wymaga dużego zaangażowania ze strony kadry zarządzającej lub wykwalifikowanego pracownika. Wdrożenie specjalnego oprogramowania do zarządzania projektami, pozwala znacznie usprawnić ten proces. Wskutek tego następuje znaczne zwiększenie wydajności firmy.
Najlepszy program do zarządzania projektami, powinien:
- Umożliwiać rejestrację poszczególnych projektów
- Pozwalać na rejestrowanie zadań, przypisanych do projektów
- Dawać możliwość przydzielania zadań oraz projektów poszczególnym pracownikom firmy
- Umożliwiać weryfikację pracy względem raportów aktywności osób zatrudnionych
- Pozwalać na wycenę czasu, projektów i zadań
- Dawać możliwość kompleksowego fakturowania usługi (projektu) dla klienta
Dzięki spełnieniu tych kwestii, pracownik, odpowiedzialny za zarządzanie projektami jest znacznie odciążony i może skupić się na wykonywaniu zadań, które realnie wymagają od niego wkładu osobistego – jak na przykład koordynowanie działań pomiędzy różnymi działami.
Automatyzacja większości procesów, związanych z realizacją projektu, pozwala znacznie przyspieszyć wykonywanie poszczególnych zadań. Ponadto – umożliwia śledzenie postępów w realizacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu żaden termin nie zostanie przekroczony, a klient otrzyma jednoznaczną informację odnośnie tego, kiedy zlecenie zostanie wykonane.
Zarządzanie projektami za pomocą ActivREC – jak działa?
Zasada działania programu do zarządzania projektami ActivREC jest całkowicie integralna z poszczególnymi etapami realizacji projektu. Osoba, odpowiedzialna za nadzór nad realizacją projektów, wyznacza w ich obrębie poszczególne zadania i wydaje pracownikom polecenie ich realizacji.
Pracownik, gdy przystępuje do pracy nad konkretnym zadaniem, odnotowuje rozpoczęcie realizacji w programie. W chwili, gdy zostanie ono w pełni wykonane – osoba zatrudniona również korzysta z odpowiedniej funkcji programu, aby przekazać tę informację do nadzorcy. Ten ma możliwość weryfikacji, czy zadanie zostało wykonane w pełni i zgodnie z zaleceniami klienta – jeśli nie, odsyła zadanie do poprawienia pracownikowi, jeśli tak, przydziela mu następne zadanie.
Kiedy poszczególne zespoły wykonają przypisane do nich zadania, a osoba nadzorująca je zaakceptuje – praca nad projektem zostanie ukończona. Program do zarządzania projektami ActivREC umożliwia w takiej sytuacji automatyczną wycenę całego projektu – nakładu pracy i czasu realizacji. Następnym krokiem jest wystawienie faktury klientowi, które również jest możliwe za pośrednictwem funkcjonalnego oprogramowania.
W jakim stopniu program zarządzający projektami zwiększy wydajność firmy?
Program ActivREC pozwala zautomatyzować wiele czasochłonnych procesów, które w normalnych okolicznościach znacznie wydłużają pracę projektu i obniżają wydajność firmy. Usprawnienie kwestii podziału obowiązków, nadzoru nad wykonywaniem zadań, wyceny pracy i fakturowania pozwala na znaczną oszczędność czasu, która przekłada się na znaczne zwiększenie efektywności działania całej firmy.
Do jakiego stopnia program zarządzający projektami usprawni firmę? To zależy przede wszystkim od tego, jaka ilość czasu jest obecnie poświęcana na dopilnowanie wyżej wymienionych kwestii. Bardzo często się zdarza, że stanowią one niemal połowę czasu, potrzebnego na wykonanie projektu – w takiej sytuacji program ActivREC może zwiększyć wydajność firmy nawet dwukrotnie.