Nawet przy najszczerszych chęciach oraz regularnym, stopniowym wdrażaniu procesu digitalizacji, nie da się uniknąć gromadzenia dokumentów w wersji papierowej. Po pewnym czasie przepełnionych teczek i segregatorów jest tak dużo, że pojawia się konieczność wydzielenia przestrzeni do przechowywania akt.
Nawet przy najszczerszych chęciach oraz regularnym, stopniowym wdrażaniu procesu digitalizacji, nie da się uniknąć gromadzenia dokumentów w wersji papierowej. Po pewnym czasie przepełnionych teczek i segregatorów jest tak dużo, że pojawia się konieczność wydzielenia przestrzeni do przechowywania akt. Do takiego procesu trzeba się właściwie przygotować.
Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie
Zgodnie z zasadami RODO, administrator danych powinien przechowywać je w taki sposób, żeby były w pełni bezpieczne. Wybrane przez nas miejsce musi być więc dobrze chronione. Przedsiębiorstwa, które starają się jak najlepiej spełnić przepisowe wymogi, zaopatrują się w specjalne szafy. Nowoczesne rozwiązania posiadają zabezpieczenia antyogniowe oraz nowoczesne zamki (w tym takie zabezpieczane szyfrem). Tak profesjonalnie zaplanowane archiwum może być dumą przedsiębiorstwa. Niestety doposażanie firmy i przygotowywanie zabezpieczeń wiąże się ze sporym wydatkiem. Niekiedy problemem jest też brak miejsca.
Kiedy warto skorzystać z fachowej pomocy?
- Jeśli zależy nam na oszczędności pieniędzy.
Przygotowanie pomieszczenia w taki sposób, aby z powodzeniem chroniło zebraną dokumentację, to poważny wydatek. Ale oszczędność pieniędzy dotyczy jeszcze jednej kwestii – kosztu czasu pracowników. Tworzenie profesjonalnego archiwum wymaga wielu czynności logistycznych. Jeśli dokumenty wcześniej nie były dobrze zarchiwizowane, przed umieszczeniem ich w szafach, należy je właściwie podzielić na kategorie, wydzielając odpowiednie kryteria, oraz oznaczyć. Oddelegowanie tych obowiązków pracownikom, którzy nie specjalizują się w archiwizacji, sprawi, że przez dłuższy czas nie będą w stanie wykonywać swoich regularnych obowiązków. Proces jest tym dłuższy, im więcej dokumentów trzeba poddać archiwizacji. Decydując się na skorzystanie z firmy profesjonalnie zajmującej się przechowywaniem dokumentów, możemy od razu zamówić usługę archiwizacji. Firmy, takie jak np. Rhenus, kompleksowo podchodzą do tego typu zadań.
- Jeśli zależy nam na czasie
To kryterium jest szczególnie ważne, gdy np. firma zmienia siedzibę. Aby nie przenosić się z całym zapleczem zarchiwizowanej dokumentacji, możemy po prostu przekazać je rzetelnemu przedsiębiorstwu, które doskonale się nim zajmie. Czas ma znaczenie również w sytuacjach, w których pojawiają się jakieś niespodziewane problemy – awarie, zalania itp. Wtedy trzeba bardzo sprawnie przetransportować dokumentacje do bezpiecznego miejsca. Taką lokalizację proponują właśnie zewnętrzne archiwa. Ich przedstawiciele zapewniają sprawny i bezpieczny transport do tego typu placówki.
- Jeśli chcemy mieć pewność, że działamy zgodnie z prawem
Śledzenie zmian prawnych dotyczących przechowywania dokumentów i dopasowywanie swoich procesów do nowych reguł – nie każda firma chce poświęcać na to swoją energię i jest to całkowicie zrozumiałe. Przedsiębiorstwa oferujące profesjonalną pomoc przy archiwizacji i przechowywaniu dokumentów są na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawnymi. Nie musimy więc martwić się ewentualną kontrolą lub karą za wykryte nieprawidłowości.
- Potrzebujemy ochrony na najwyższym poziomie
Przedsiębiorstwa oferujące przechowywanie dokumentów w zewnętrznych, wyspecjalizowanych archiwach, dysponują infrastrukturą, która jest idealną odpowiedzią na aktualne zapotrzebowania firm. W specjalnych pomieszczeniach panują określone warunki, zapewniające dokumentom bezpieczeństwo, ochronę przed zalaniem, pożarem, złodziejami i jakimkolwiek niepowołanym dostępem.
- Chcemy mieć stały dostęp do przechowywanej dokumentacji
Warto zdawać sobie sprawę, że przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum wcale nie znaczy, że dostęp do nich będzie utrudniony. Wręcz przeciwnie, właściwa archiwizacja, której wcześniej są poddane dokumenty, pozwoli szybko znaleźć poszukiwane akta. Profesjonalne przedsiębiorstwa zapewniają swoim klientom stały kontakt i mają opracowane konkretne procedury, dzięki którym, w razie konieczności, szybko będziemy mieć wgląd w dokument, który akurat nas interesuje.